Saval

PDF Download Case Study

Saval Nederland: efficiënter werken met glovia.com en ActionDESK

Saval werd in 1925 in Nederland opgericht als specialist op het gebied van brandbeveiliging. Het bedrijf telt vandaag de dag zo'n 200 medewerkers en is gekend om z'n gedegen aanpak en een permanente focus op innovatie om in te spelen op recente marktontwikkelingen. Saval gaat er dan ook prat op dat men alle processen, van ontwerp, installatie, tot service en onderhoud in eigen handen houdt. Het assortiment strekt zich uit van kleine blusmiddelen, blusinstallaties tot brand- en gasdetectiesystemen.

Saval maakt vandaag deel uit van het beursgenoteerde Imtech. Deze omvangrijke groep haalt met meer dan 20.000 werknemers en 250 vestigingen een omzet van 3,3 miljard euro. Imtech richt zich als technische dienstverlener onder andere op ICT, nutsbedrijven, gezondheidszorg en transportinfrastructuur. In een groot aantal projecten van de groep draagt Saval de oplossingen aan voor brandbeveiliging.

Complexe processen

Saval Nederland beschikt als totaalaanbieder over afdelingen voor verkoop, serviceonderhoud en productie. De backoffice voor verkoop en service van Saval telt ongeveer 20 medewerkers. Het bedrijf deelt haar bedrijfsprocessen op in ruwweg drie categorieën.

De eerste categorie vormen de commerciële processen, die gericht zijn op het beheer van klanten, offertes en verkooporders. Saval beschikt over niet minder dan 112.500 klantenadressen. "Om de kwaliteit van het bestand op een hoog niveau te houden, is het belangrijk dat gegevens zoals postcode, verantwoordelijke monteur, enz. correct en meteen op de juiste plaats worden ingebracht", aldus Edwin Becker van Saval Nederland.

Activiteiten zoals het beheer van onderhoudscontracten en het uitvoeren van servicewerkzaamheden, al dan niet onder contract, vallen onder de categorie 'servicegerichte processen'. Zo beheert Saval Nederland tienduizenden servicecontracten en worden jaarlijks ongeveer 50.000 serviceorders uitgevoerd.

Een derde categorie van processen heeft te maken met voorraadbeheer. Saval Nederland heeft in totaal zo'n 600.000 artikelreferenties in huis. Het bedrijf maakt er dan ook een prioriteit van om continu op de hoogte te blijven van de logistieke transacties. Een aantal vragen duiken telkens opnieuw op: is een bepaald artikel op voorraad? Is de vooropgestelde leveringsdatum haalbaar? Deze vragen moeten snel beantwoord kunnen worden, zonder een hele reeks interne telefoontjes te moeten plegen of ellenlange rapporten op te vragen.

Edwin Becker legt uit: "Processen staan centraal in onze organisatie. Onze doelstelling is om processen te beheersen zodat we ze ook kunnen verbeteren. Door bijvoorbeeld binnen de 24 uur te factureren en het dagelijks verbruik van onderdelen nauwlettend op te volgen, willen we op termijn de voorraad en het werkkapitaal halveren."

ActionDESK van Fujitsu Glovia International

Om de processen efficiënter te laten verlopen, besliste Saval om bovenop glovia.com de ActionDESK module te implementeren.

Edwin Becker: "De basis van ActionDESK zijn 'triggers', die aangeklikt kunnen worden om verdere detailinformatie te zien. Een voorbeeld maakt dit meteen duidelijk: een medewerker die een binnenkomende serviceoproep krijgt van een klant, zal op zijn scherm een 'trigger' zien wanneer die klant een wanbetaler is, zodat hij meteen gemaand kan worden om eerst zijn factuur te betalen."

In functie van de specifieke actie die door ActionDESK wordt aangestuurd, kan een medewerker veel beter anticiperen, en krijgt hij meteen ook de juiste informatie op zijn scherm te zien.

Controle op invoer van data en uitzonderingen

Saval Nederland ervaart dat ActionDESK toelaat om op een efficiëntere manier controle uit te oefenen op de data-invoer. In het verleden moesten gebruikers zelf lijstjes met taken afprinten; vandaag ziet de gebruiker in één oogopslag wat hem nog te doen staat. Taken die correct werden uitgevoerd, worden nadien weergegeven met een groene 'smiley'; taken die aangeduid worden met een rode 'smiley' moeten nog opgelost of uitgevoerd worden.

Daarnaast levert ActionDESK ook belangrijke voordelen bij het omgaan met uitzonderingen: in het verkoopstraject werd bij Saval Nederland vroeger heel wat tijd verloren doordat men niet onmiddellijk geïnformeerd was of een artikel wel in voorraad was. De gebruiker moest door ingewikkelde lijsten gaan om de informatie te vinden die hij nodig had. Dankzij ActionDESK krijgt de gebruiker op zijn scherm de uitzonderingen te zien en hij kan meteen doorklikken om meer informatie te verkrijgen.

Beter samenwerken

Iedere medewerker bij Saval heeft toegang tot een individueel ActionDESK scherm, maar hij wordt tegelijk ook gekoppeld aan een team.

Doordat een aantal 'triggers' op teamniveau ingesteld worden, gaat de productiviteit van de hele groep erop vooruit. "Wanneer één persoon een actie onderneemt, krijgen de andere leden van zijn team dat ook te zien", aldus Edwin Becker. Verder is het zo dat als een stap in het proces is afgewerkt de volgende persoon in het proces ziet dat hij een bepaalde actie moet gaan uitvoeren.

Besluit

"ActionDESK maakt de glovia.com schermen nog gebruiksvriendelijker en draagt bij tot een aanzienlijke efficiëntieverbetering. Vroeger hadden we veel te veel papierwerk, waardoor zaken weleens vergeten werden. ActionDESK biedt je als glovia.com gebruiker een vangnet en herinnert je aan openstaande actiepunten. Eigenlijk zou iedere gebruiker van glovia.com ActionDESK moeten gebruiken", besluit een tevreden Edwin Becker.